Накратко:
Microsoft 365 е новото наименование на Microsoft Office – комплекта от програми, включващ Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Outlook. Чрез абонамента за Microsoft 365, можете да ползвате програмите в браузъра си или директно да ги инсталирате на компютъра си. Абонаментът включва и всички останали програми, вкл. Microsoft Teams; организационни имейл адреси и 1 Терабайт (1024 GB) облачно пространство за съхранение в OneDrive за всеки отделен потребител.
Microsoft дарява 10 Microsoft 365 Business Premium лиценза (отделни профили) и до 300 Basic лиценза за НПО – които също включват всичко споменато по-горе, като можете да кандидатствате през следния линк.
Какво е Microsoft 365?
Microsoft 365 е общото наименование на пакета от програми за работа и комуникация – включващ всички апликации на предишния Microsoft Office – Word, Excel, PowerPoint, Outlook, както и облачната платформа за съхранение на данни OneDrive.
Microsoft 365 се предлага под формата на годишен абонамент, като съществуват различни категории абонаменти с различни включени услуги. Двата основни вида, които се предлагат безплатно за НПО са Microsoft 365 Business Basic и Microsoft 365 Business Premium. Ето каква е разликата между двата:
Microsoft 365 Business Basic включва:
- Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, както и допълнителните апликации за колаборация SharePoint и Exchange. Всички апликации могат да се ползват само онлайн в браузъра (не могат да се инсталират).
- 1 Терабайт – 1024 Гигабайта – облачно пространство за съхранение на файлове в платформата OneDrive.
- Индивидуален имейл адрес към вашата организация.
Microsoft 365 Business Premium включва всичко от Basic, както и :
- Всички апликации – Word, Excel, PowerPoint, Outlook и т.н. могат да се инсталират на вашия компютър – Windows или MacOS.
- Специализираните програми Access и Publisher.
- при използване на Microsoft Teams за провеждане на уебинари и дигитални събития, чрез Premium можете да създадете процес за регистрация на участниците и да събирате допълнителни данни от тях – което може да ви спести използването на Zoom.
Как Microsoft 365 може да бъде полезен за НПО?
Ползите от основния пакет от апликации – Word, Excel, PowerPoint и Outlook, с който всички сме свикнали да работим, са очевидни. Предимството на Microsoft 365 е, че ви осигурява лесен, сигурен и безплатен достъп до тези програми, без да се тревожите от къде да намерите Office пакет, когато преинсталирате компютъра си или закупите нов такъв. За Premium потребители, инсталирането става за минути с няколко кликвания.
Microsoft Teams също е полезна програма, която е интегрирана и с Outlook и позволява бързо и лесно създаване на онлайн срещи. Опциите за онлайн събития и уебинари, особено с Premium абонамент, могат да заместят закупуването на Zoom Pro абонамент, което да спести на организацията ви няколко стотин лева годишно.
Облачната платформа OneDrive, със щедрия лимит от 1 Терабайт пространство за съхранение на файлове за всеки отделен потребител, ви позволява да подсигурите файловете на своите устройства – компютри и телефони – като инсталирате апликацията на OneDrive и активирате опцията за автоматично качване на файловете ви в облака. Така всичките ви работни файлове, снимки, видеа, документи ще бъдат защитени с копия в облака и можете да ги достъпите от всякъде, по всяко време.
Microsoft предоставя и много лесно и надеждно решение за работни имейли на организацията ви – имейли, които да завършват с уеб адреса ви, например [email protected]. По принцип, подобни имейли могат безплатно да се създават и помещават в хостинга на сайта ви, но ако нещо се случи с хостинга ви – спре да работи или бъде хакнат, имейлите ви също ще са компрометирани. Затова подобни облачни имейл услуги като на Microsoft или Google – които също ги предлагат безплатно за НПО – са много удобни и надеждни.
Microsoft 365 включва и платформата SharePoint – която е подобна на OneDrive, но предназначена за ползване от екипи. Чрез нея създавате папки и качвате информация, която е достъпна за другите членове на екипа ви, като можете и да лимитирате достъпа до определени папки само за конкретни потребители.
Какво включва офертата за безплатен софтуер за НПО?
Microsoft разполага с обширна програма за безплатен софтуер и услуги за НПО, като офертата за Microsoft 365 лицензи включва използването на до 10 Business Premium, както и до 300 Business Basic лиценза. Един лиценз се ползва от един потребител, като Business Premium са по-подходящи за използване от основния екип на организацията ви, тъй като дават достъп до инсталиране на програми на десктоп.
Basic лицензите, разбира се, също са много полезни, защото всички онлайн версии на Microsoft програмите – Word, Excel и т.н., работят напълно идентично като десктоп вариантите, с които сме свикнали. Ако основният ви екип е по-голям от 10 души, можете да оптимизирате употребата на лицензите, като предоставите Basic лицензи на тези членове от екипа ви, които използват програмите от бившия Office пакет по-рядко и нямат проблем да ги ползват в браузър. Въпреки това, те ще могат да използват своя имейл адрес на всичките си устройства, както и да ползват облачното пространство в OneDrive.
Как да кандидатстваме?
Кандидатстването става през страницата Nonprofit offers (microsoft.com). Първо е необходимо да се регистрирате, като регистрацията отнема няколко минути. Попълвате данните за организацията си, както и за вас като представител. Не е нужно да сте официален представител на организацията – всеки член на екипа ви може да завърши регистрацията. След правилно попълнен формуляр, следва изчакване от 2 до 7 работни дни, докато одобрят регистрацията ви.
Одобриха ни! Какво следва?
При успешно одобрение, вече разполагате с достъп до т.н. Nonprofit Portal, през който достъпвате всички оферти за безплатен софтуер. В страницата за Microsoft 365 – Nonprofit offers (microsoft.com) – ще откриете изложени трите вида абонаменти – Business Basic, Standard и Premium. Имате право да получите безплатно до 300 Basic лиценза и до 10 Premium лиценза – за да ги вземете, натиснете бутона Buy now, който ще ви препрати към Администраторския портал на Microsoft.
Въведете броят лицензи от съответния вид, които желаете да получите, и натиснете Buy. Системата ви препраща към Checkout страница, на която, вместо да въвеждате данните на банкова карта, можете да маркирате опцията “Invoice (Pay by check or wire transfer)” – тъй като реално няма да заплащате нищо. След като попълните всичко, кликнете върху Place order.
След като успешно получите своите лицензи е време да ги разпространите сред колегите си. В Администраторския портал се насочете към секцията Users > Active users – можете да използвате и следния линк: Active users – Microsoft 365 admin center
Създайте нови потребители – било то за себе си или за вашите колеги и доброволци. За всеки отделен потребител, в секцията “Licenses and apps” маркирайте съответния лиценз – Microsoft 365 Business Premium или Basic и кликнете върху Save Changes. Готово! Вашите колеги вече имат активиран 365 пакет!
